Par Lucie, Data Analyst chez Audensiel
Contexte et objectifs
Dans le cadre de l’accompagnement des jeunes agents dans la vente de contrats d’assurances, nous avons mis en place un outil de pilotage pour leur permettre de suivre l’évolution (nouveaux clients, contrats…) et la qualité de leur portefeuille clients mais aussi l’efficacité de leur dynamique commerciale.
Avant de mettre en place cet outil, les agents utilisaient un fichier Excel nécessitant des ressaisies fastidieuses. Ils avaient également plusieurs outils de pilotage mais dispatché selon le besoin soit un outil pour la partie rémunération, un outil pour les contrats, un autre pour le bilan annuel etc. De ce fait, ils n’avaient pas de véritable outil de pilotage leur permettant de mesurer et piloter leur activité dans le temps.
L’objectif était ici d’homogénéiser et de centraliser les outils de pilotage, de rationaliser les rapports et les fichiers existants mais surtout de simplifier la production des indicateurs de pilotage pour suivre au mieux leur activité.
Le fonctionnement de la solution
Le choix de l’outil s’est porté sur Power BI qui est une solution de « Data Visualisation » orientée utilisateurs métiers.
Il a été décomposé en plusieurs pages :
- La page « Synthèse » représentant la vue en temps réel des données globales du portefeuille (nombre de clients, contrats en cours, contrats résiliés…)
- Une page « Suivi de production » constituée d’une vue globale de la rémunération sur une période donnée et son évolution sur l’année précédente
- La page « Analyse portefeuille » conçue pour analyser la répartition du portefeuille (catégories socio-professionnelle, âge…)
- Une page « Volume d’activité » composées d’indicateurs liés au travail du portefeuille (nombre de premiers entretiens, entretiens de régularisation, entretiens de conclusion, double CO[2]…)
- Et enfin la page « Qualité portefeuille » leur permettant d’accéder à la liste détaillée des clients et contrats mais aussi d’analyser leurs différents taux (doublons, indéterminés, pourcentage de complétudes des informations clientes…)
Les données représentées dans ces différentes pages proviennent de différentes sources (Salesforce, A2POnline…) que l’on récupère via des business views créées en amont sur notre Datalab[3].
Par mesure de sécurité, nous avons mis en place une sécurité dynamique autorisant les personnes connectées via leur compte professionnel à ne voir que leurs chiffres. Cette sécurité s’est étendue des agents vers leurs inspecteurs respectifs pour leur permettre de suivre l’avancée de chaque portefeuille, mais surtout pour améliorer la qualité de ces derniers, et de prioriser avec l’agent le travail du portefeuille et les clients à appeler.
L’outil mis en place depuis septembre 2021 leur permet aujourd’hui d’accéder en toute autonomie à un tableau de bord quotidien sur lequel ils peuvent suivre tous les indicateurs leurs permettant d’améliorer la qualité de leur portefeuille clients.
[2] Entretiens passés avec la supervision de l’inspecteur [3] Environnement pour accéder aux données sources
Pour aller plus loin
À la suite du succès de cette solution, les agents ont fait une demande de création d’un outil accessible également à leurs collaborateurs, pour leur permettre de gérer plus facilement toute la partie qualité portefeuille vue précédemment. L’objectif étant ici de pouvoir accéder directement depuis ce nouveau reporting aux sources de données pour modifier et/ou alimenter les données manquantes par exemple.
Pour aller plus loin, nous travaillons également sur un tableau de bord des Inspecteurs qui aura pour objectifs de centraliser le suivi de leurs agents en consolidant les données récupérées dans l’outil de pilotage commercial, des données business présentes dans d’autres outils/sources de données mais aussi de suivre de nouveaux indicateurs de productivité commerciale.
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[1] Agents Patrimoine et Prévoyance
[2] Entretiens passés avec la supervision de l’inspecteur [3] Environnement pour accéder aux données sources